Organizar mediante etiquetas

Como ya hemos visto Gmail no utiliza carpetas, en su lugar, para ayudarnos a ordenar nuestros mensajes de forma más eficaz, utiliza etiquetas. Las razones por las que Gmail cree que es mejor utilizar etiquetas que carpetas son las siguientes:

Etiquetas

Carpetas

Una conversación puede tener más de una etiqueta.

Cada mensaje sólo puede estar una carpeta.

Una conversación puede encontrarse en varias ubicaciones (Recibidos, Todos, Enviados, etc.) a la vez, por lo que te resultará más fácil buscarla.

Es preciso recordar dónde se ha archivado un mensaje para poder recuperarlo más adelante.

Puedes buscar las conversaciones por etiqueta.

No siempre es posible realizar búsquedas específicas de cada carpeta.


Usar etiquetas

Las etiquetas funcionan igual que las carpetas con la ventaja adicional de que se puede añadir más de una etiqueta a una conversación. Una vez que hayamos creado una etiqueta, podremos ver todos los mensajes que la poseen realizando búsquedas o haciendo clic en el nombre de la etiqueta, en el lateral izquierdo de cualquier página de Gmail.

Para crear y aplicar una etiqueta:

Podemos crear y aplicar etiquetas a partir de tres menús diferentes:

Menú etiquetasMenú etiquetas
En la columna izquierda tenemos el menú de las etiquetas, en este caso hemos creado algunas etiquetas y en la opción Más, podremos crear las etiquetas que queramos.

Para aplicar etiquetas desde este menú podemos hacer los siguiente:
  1. Pinchar sobre una de ellas y arrastrarla hasta un mensaje en la bandeja de entrada o hasta un mensaje abierto, simplemente arrastrándola hasta cualquier espacio dentro del mensaje abierto.
  2. También podemos arrastrar un mensaje desde la bandeja de recibidos hasta una etiqueta de este menú, quedando archivada en la bandeja de esta etiqueta. Se pincha a la izquierda de la casilla de verificación del mensaje y se arrastra hasta la etiqueta.
Menú superior > etiquetas


Menú etiquetas

  1. Seleccionamos los mensajes que deseamos etiquetar marcando las casillas que aparecen junto al nombre del remitente.
  2. Desplegamos el menú Etiquetas y seleccionamos Crear nueva y escribimos el nombre de la etiqueta nueva en el cuadro de texto y, a continuación, hacemos clic en Aceptar.
Los mensajes seleccionados se clasificarán dentro de la nueva etiqueta automáticamente.

Si tenemos etiquetas creadas, simplemente seleccionamos los mensajes o abrimos uno y desde este menú le añadimos las etiquetas que queramos.

Menú Configuración > etiquetas

Desde este menú también podemos crear etiquetas nuevas y administrar las que tengamos, pero desde aquí no podemos añadir etiquetas a los mensajes. La información del administrador de etiquetas se verá en Configuración > etiquetas.

Organizar etiquetas con colores

Añadir colorUna forma fácil de visualizar las etiquetas es dándole colores, nos permitirá discriminarlas a primera vista si tenemos muchos mensajes etiquetados en la bandeja de recibidos.

En el menú etiquetas de la izquierda, simplemente pinchamos sobre la flechita de una etiqueta creada y se despliega un menú con varios colores de letra y fondo.

En la bandeja de entrada se verá de la siguiente manera:

Color recibidos