Los calendarios/agendas on-line

¿Qué es Google Calendar?

Es un servicio de agenda y calendario en línea desarrollado por Google que permite crear tantos calendarios personales como queramos, importar o exportar calendarios, compartir calendarios y/o eventos con otros usuarios, invitar a otros usuarios a un evento, la sincronización con los contactos de Gmail, recordatorios vía email o móvil, buscador de eventos,...

El uso del Calendar es sencillo con una interfaz muy intuitiva.

Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto desde cualquier ordenador con conexión a internet, por lo que si un usuario experimenta un fallo en su disco duro ninguna información de su calendario se pierde. Existen también calendarios generales disponibles para importar en la cuenta del usuario, como calendarios festivos de otros países o calendarios de eventos deportivos.

Registrarse

Se requiere una cuenta de Google para acceder al servicio del calendario. Una cuenta de Google nos permite utilizar otros servicios, entre ellos Gmail, Grupos de Google, Alertas o Reader.

Si ya hemos creado una cuenta a través de uno de estos servicios, podremos acceder a Google Calendar con ella. Simplemente navegamos a la página principal de Google Calendar, introducimos la dirección de correo electrónico de nuestra cuenta de Google y contraseña y hacemos clic en Acceder.

Si no tenemos cuenta, visitamos la página principal de Google Calendar y hagamos clic en Crear una cuenta >>.

En la página que nos aparece debemos rellenar todos los campos, debajo de algunos campos aparecerá la explicación de para qué sirven los datos que se le solicitan. Una vez hayamos rellenado todos los datos solicitados, hacemos clic en Acepto. Crear mi cuenta.

Cuando entremos la primera vez nos pedirá algunos datos, los rellenamos y hacemos clic en Continuar:

Y entraremos a Google Calendar.

¿Qué estamos viendo?

La apariencia del calendario de Google es la siguiente (el que se muestra se le han añadido eventos y otros calendarios):

Configurar las vistas

• El formato de fecha y hora
• El primer día de la semana (domingo, lunes, sábado)
  
• Mostrar o no los fines de semana
• Vista predeterminada cuando abrimos el Calendario (que se muestre la vista Semana, Día, Agenda,...)
• Vista personalizada -por defecto de 4 días- a otro número de días
  

Organizar

• Crear eventos
• Configuración de privacidad para cada evento
• Modificar un evento o ver sus detalles
• Eliminar un evento
• Crear un calendario
• Mover un evento a un calendario diferente
• Ocultar eventos y calendarios
• Editar, modificar o eliminar calendarios

Crear eventos

Crear un evento directamente en la hoja del calendario:

• Crear un evento para todo el día: Hacemos clic en la parte superior del día y escribimos una reseña del evento en la ventanita flotante que se abre.

• Crear un evento en una hora determinada: Hacemos clic en la hora del día en el que queremos crear el envento y escribimos la reseña del evento (la misma acción anterior). Por defecto fija el evento por una hora, que podemos cambiar en Configuración > Duración predeterminada de la reunión. Si observamos cada hora en el calendario, cada una está dividida horizontalmente en dos para comenzar el evento a las en punto o a las y media. Pinchamos arriba o abajo según nos interese.
  

• Crear un evento para unas horas determinadas: Hacemos clic en una hora de comienzo y arrastramos hacia abajo hasta la hora que deseamos termine el evento. Escribimos la reseña del evento como en las acciones anteriores. En la imagen se hizo clic a las 10'ºº y se arrastró hasta las 14'ºº.
  

• Crear un evento para varios días: Debemos estar en la vista Semana, Mes o 4 días (o personalizada). Pinchamos sobre un día y arrastramos hasta el día que queramos. En el caso de esta imagen hemos creado un evento llamado "varios días" con la vista Mes, desde el día 1 de junio arrastrando hasta el 7 del mismo.
  

Crear eventos desde el vínculo "Crear eventos"

Hacemos clic en el vínculo "Crear eventos" situado encima del minicalendario y se abre una nueva página para completar los detalles del mismo: Título del evento, duración, lugar,... (veremos los detalles de un evento en el siguiente apartado).

Crear un evento desde la lista de calendarios

En el apartado Mis calendarios hacemos clic en el calendario en el que queramos crear el evento y pinchamos sobre Crear evento en este calendario. Se abre la ventana de detalles del evento que veremos en el siguiente apartado.

Editar detalles de un evento

Cuando creamos un evento directamente en el calendario no es necesario poner más información. Sin embargo, en el momento de crearlo o después de haberlo creado podemos editarlo y completar la información del mismo así como configurar algunos detalles como la privacidad o añadir invitados.

Para ver los detalles de un evento en el momento de crearlo, simplemente hacemos clic sobre Editar detalles del evento:

Para ver o modificar los detalles de un evento ya creado hacemos clic en el título del evento en cuestión (en el calendario o en la agenda) y se abrirá la ventana de detalles.

En la ventana de detalles de un evento podemos añadir los siguientes datos:

- Título del evento

- El período de tiempo que durará el evento y además si queremos que se repita; en este caso podemos elegir la frecuencia (por días, días laborables, semanas,...) y hasta cuándo deseamos que se repita:

 

- En la pestaña Información del evento añadimos más detalles del evento:

• Lugar: Google Maps geolocaliza la ubicación. Entre más concreta sea la dirección del lugar, mayor será la precisión con la que o ubique. En el siguiente apartado veremos cómo añadir la dirección correcta.
  
• Calendario: Si tenemos más de un calendario elegimos en cuál queremos añadir el evento
• Descripción del evento
• Recordatorios: esta es una función muy práctica del Calendar. Podemos elegir que nos recuerde o nos avise del evento con un tiempo de antelación determinado de las siguientes maneras:
• que se abra una ventana emergente, que aparecerá en una esquina de la pantalla durante unos segundos
• enviándonos un correo electrónico
• enviándonos un SMS: para habilitar esta función debemos validar nuestro número de móvil en Configuración de Calendario > Configuración para móviles. Es un servicio gratuito.
• Podemos añadir hasta cinco recordatorios.
• Mostrar como Disponible / Ocupado: si creamos o participamos en un calendario público tenemos la posibilidad de mostrarnos disponibles y los demás usuarios del calendario podrán ver nuestros eventos; si elegimos ocupado, los demás verán cuándo tenemos un evento (reunión, cita,...) pero no la información del mismo.
• Privacidad: El apartado de ayuda de Google Calendar explica de forma muy clara y concisa estas opciones tan importantes. También en el siguiente apartado.
  

En un calendario compartido, solo podemos cambiar los eventos de los calendarios que tengamos permiso para modificar.

Invitar a otras personas a un evento

En cada evento que colocamos en la agenda tenemos la posibilidad de invitar a otras personas. Accediendo a la edición del evento, en la parte derecha tenemos la posibilidad de introducir direcciones de correo electrónico. Se admiten tantas direcciones como queramos (separadas por coma), pero sólo a las direcciones de gmail que utilicen el calendario podrán confirmarla en línea. Al resto se les enviará un correo con los datos de la cita y una invitación a usar el calendario de Google.

Cuando hacemos clic en el botón "Guardar", y una vez hemos introducido las direcciones de correo de los invitados aparecerá una ventana que nos preguntará si queremos enviar por correo estas invitaciones.

Tenemos además tres opciones para nuestros invitados:

1. Que puedan editar el evento (por defecto no viene marcado)
2. Que puedan invitar a otras personas
3. Que puedan ver la lista de invitados.

Además podemos marcar como invitados "opcionales" a determinadas personas (como se muestra en la imagen a la derecha)

Si accedemos posteriormente al evento podremos enviar correos a nuestros invitados:

Como decíamos al comienzo, si el usuario tiene también el calendario de Google le llegará el aviso y podrá indicar en el calendario propio si: asistirá, quizá o lo rechaza.

Podemos añadir además anotaciones a nuestra respuesta.

La persona que lo convoca recibirá a su vez esta información como mensaje de correo y en el propio evento.

Ubicar la localización correcta

1. Ir a Google Maps

2. Localizar la ubicación (escribiendo la dirección, el nombre del lugar o buscando directamente en el mapa). Por ejemplo, vamos a buscar el edificio del CICEI, para ello podemos escribir en el buscador "campus de tafira, las palmas..." o "Universidad de las palmas...", o buscarlo directamente en el mapa.

3. Crear el punto de interés: cuando encontramos el edificio pinchamos sobre él con el botón derecho del ratón y en el menú que se abre pinchamos sobre Ruta desde aquí o la ultima opción ¿Qué hay aquí?


4. En ambos casos se generan en la caja del buscador la coordenadas geográficas, las copiamos

5. En los detalles del evento -lugar- escribimos la dirección o la referencia y pegamos las coordenadas con el símbolo @ delante ¡sin espacios entre la @ y las coordenadas!: CICEI, Parque Científico Tecnológico del Campus de Tafira @28.071507,-15.45337

Podemos controlar la visibilidad de cada evento de nuestros calendarios seleccionando una de las siguientes opciones en las Opciones de los Detalles del evento:

Predeterminado

Cuando se selecciona está opción, la configuración de privacidad del evento emulará la configuración de privacidad del calendario. Es decir, si el calendario en cuestión es privado, todos los eventos programados en ese calendario serán privados de forma predeterminada. Y ocurre lo mismo con los calendarios públicos. Las siguientes dos opciones te permiten controlar la visibilidad de eventos concretos en calendarios públicos, privados y compartidos.

Privado

Para los calendarios públicos o compartidos, seleccionamos esta opción para asegurarnos de que sólo nosotros y otros propietarios del calendario (aquellos con privilegios de Realizar cambios en eventos o algún privilegio superior) podremos ver el evento y la información detallada sobre el mismo.

Público

Esta opción hará que los detalles del evento estén disponibles para aquellos que tengan acceso libre/ocupado a nuestro calendario. Si estamos compartiendo nuestra información de libre/ocupado con una persona en concreto o con todo el mundo, esta opción les permitirá ver todos los detalles del evento concreto. Al seleccionar esta opción no estaremos haciendo que los detalles del evento estén disponibles en los índices de búsqueda públicos.

Si hemos importado nuestros eventos desde otro programa u otro calendario, automáticamente se marcarán como Públicos o Privados en función de la configuración de privacidad del calendario de origen.

Para eliminar un evento:

Para crear un nuevo calendario:

1. En el recuadro Mis calendarios, a la izquierda, hacemos clic en Añadir.

2. Aparecerá la ventana para crear calendarios, en ella introducimos la información solicitada:

3. Hacemos clic en Crear calendario.

Copiar un evento a un calendario diferente

Para copiar un evento a un calendario diferente:

Cambiar un evento de propietario

Para ocultar un evento:

1. En la lista de calendarios de la izquierda, hacemos clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario adecuado y, a continuación, seleccionamos Compartir este calendario.

2. Se abrirá la página para compartir este calendario:

 
Comprobamos que el cuadro Hacer público este calendario no está marcado. Tampoco debemos añadir a nadie en la sección Compartir con determinadas personas.

Para eliminar de forma permanente los calendarios de nuestra lista de calendarios:

1. En la lista de calendarios de la izquierda, hacemos clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente.

2. Hacemos clic en el cuadro que contiene el color que deseamos, el calendario se actualizará inmediatamente con el nuevo esquema de color.

Podemos ocular o mostrar los calendarios de dos formas diferentes:

Para ocultar o mostrar desde la ventana de Configuración:

1. Hacemos clic en Configuración en la parte inferior de la lista de calendarios de la izquierda. Aparecerá la ventana de configuración de calendario.

2. Seleccionamos la pestaña Calendarios.

3. Hacemos clic en la casilla del calendario a ocultar o mostrar de la columna Mostrar en la lista

Para ocultar un calendario desde el apartado Mis calendarios:

1. Pinchamos sobre la flechita de cada calendario y hacemos clic en Ocultar este calendario de la vista.

2. Si queremos hacerlo visible de nuevo tenemos que ir a la Configuración de Mis calendarios y realizarlo de la primera forma.

1. Hacemos clic en Configuración en la parte inferior de la lista de calendarios de la izquierda. Aparecerá la ventana:

2. Seleccionamos la pestaña Calendarios.

3. Hacemos clic sobre el nombre del calendario que deseamos editar.

Se abrirá la ventana de detalles del calendario, aquí podemos hacer los cambios que deseemos.

4. Cuando acabemos hacemos clic en Guardar.

Notificaciones

Podemos configurar recordatorios automáticos de los eventos. Google Calendar ofrece diversas opciones de notificación tanto a través del correo electrónico como a través de mensajes SMS. Podemos establecer notificaciones para cualquiera de los siguientes elementos:

• nuevas invitaciones,

• invitaciones con cambios,

• invitaciones canceladas,

• respuestas a invitaciones,

• recordatorios de eventos,

• agenda diaria (únicamente correo electrónico).

1. Hacemos clic Configuración en la parte superior de cualquier página de Google Calendar. A continuación, seleccionamos la pestaña Configuración para móviles.

2. En el menú desplegable País seleccionamos España (o el país en el que residamos).

3. Introducimos nuestro número de teléfono en el campo Número de teléfono.

4. Consultamos el vínculo Visite el Centro de Asistencia para obtener información acerca de los operadores admitidos para comprobar si nuestro operador está admitido antes de solicitar el código de verificación.

5. De ser así, hacemos clic en el botón Enviar código de verificación y esperamos a recibir un mensaje de texto en nuestro teléfono.

6. Una vez recibido, introducimos el código que recibimos a través del mensaje de texto en la casilla Código de verificación y hacemos clic en el botón Finalizar configuración.

Para personalizar la opción Notificaciones de un calendario:

1. En la lista de calendarios de la izquierda, hacemos clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente y, a continuación, seleccionamos Notificaciones.

2. En la sección Recordatorios de eventos, seleccionamos el método y las horas de recordatorios predeterminados para los eventos programados en este calendario concreto. En esta página también podemos configurar el recordatorio adecuado en la sección Selecciona cómo deseas recibir la notificación.

Para recibir nuestra agenda diaria en el correo:

1. Hacemos clic en el título del evento en cuestión y se editarán los detalles.

2. En la parte de Opciones seleccionamos el método y la hora correspondiente que deseemos en los menús desplegables de la sección Recordatorio.

3. Hacemos clic en Guardar.

Para cancelar un recordatorio de un evento en particular:

1. Hacemos clic en el título del evento en cuestión y se editarán los detalles.

2. En la parte de Opciones hacemos clic en el vínculo eliminar junto a la notificación que deseemos cancelar.

3. Hacemos clic en Guardar.

Compartir

Para controlar la cantidad de información de nuestros calendarios accesible a los demás, debemos acceder a las opciones de compartir de nuestro calendario. Para hacerlo:

1. Hacemos clic en la flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente de la columna izquierda y seleccionamos Compartir este calendario.

2. En la página resultante, podremos restringir el tipo de información de nuestro calendario accesible al público.

Al hacer público nuestro calendario y seleccionar Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles), la información de nuestro calendario no aparecerá en los resultados de búsqueda ni de Google Calendar ni de Google. Además, sólo la información de libre/ocupado estará visible para aquellos que accedan a nuestro calendario a través de su dirección URL o añadan el calendario a su lista Calendarios.

Si queremos mantener oculto nuestro calendario o sólo compartirlo con algunas personas, no debemos seleccionar la opción Hacer público este calendario.

También podemos compartir el calendario con una persona especifica en la sección Compartir con determinadas personas.

En esta sección también veremos:

• Compartir mis calendarios con otros
• Añadir el calendario de un amigo
• Añadir un calendario público
• Enviar a un amigo
• Eliminar a un usuario de mi calendario compartido

Para compartir nuestro calendario con determinados usuarios:

1. En la lista de calendarios de la izquierda, hacemos clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente y, a continuación, seleccionamos Compartir este calendario.

2. Introducimos la dirección de correo electrónico del usuario con el que deseamos compartir el calendario en la sección Compartir con determinadas personas.

3. En el menú desplegable, seleccionamos el nivel de permiso que deseemos aplicar, podemos elegir entre:

4. Hacemos clic en Añadir persona.

Para añadir el calendario de un amigo a nuestra lista, la opción más rápida es:

1. Desplegar el menú Añadir situado al final de la lista de calendarios de la izquierda:

2. Seleccionar Añadir el calendario de un amigo, aparecerá la siguiente ventana:

en ella escribimos la dirección de correo electrónico de nuestro amigo.

3. hacemos clic en Añadir.

Si nuestro amigo ha optado por compartir su calendario públicamente, éste aparecerá en Otros calendarios, en nuestra lista de calendarios. De lo contrario, aparecerá un mensaje solicitando acceso al mismo. Podemos añadir una nota a la solicitud y hacer clic en Enviar solicitud.

Si no podemos encontrar el calendario de un amigo, debemos pedirle que los comparta con nosotros.

Añadir un calendario público

Para añadir un calendario público:

1. Desplegamos el menú Añadir situado al final de la lista de calendarios de la izquierda:

2. Seleccionamos Añadir un calendario público, aparecerá la siguiente ventana:

3. Buscamos el calendario escribiendo las palabras clave y haciendo clic en Buscar.

4. De los calendarios que se encuentren seleccionamos los que deseemos haciendo clic en Añadir calendario.

Si conocemos la dirección del calendario (en formato iCal) podemos suscribirnos a él haciendo clic Añadir por URL en el paso 1.

Google Calendar nos permite buscar y suscribirnos a diferentes calendarios públicos. Si nos suscribimos a un calendario y deseamos compartirlo con nuestros amigos, basta con que utilicemos la función Enviar a un amigo para informarles al respecto.

Para enviar a un amigo:

Si nuestros amigos ya usan Google Calendar, recibirán un vínculo que les permitirá añadir el calendario sugerido a su lista. Si no lo utilizan, se les ofrecerá la posibilidad de ver el calendario en la ventana de su navegador en el formato HTML de Google Calendar. Esta función no les permitirá compartir uno de tus calendarios privados.

Para eliminar a un usuario de nuestro calendario compartido:

1. En la lista de calendarios de la izquierda, hacemos clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario correspondiente y seleccionamos Compartir este calendario.

2. Hacemos clic en el icono de papelera a la derecha del usuario que deseamos eliminar.

3. Hacemos clic en Guardar.

Tareas

Cómo crear una tarea desde el Calendar

1. Hacemos clic sobre el calendario de Tareas, creado por defecto en el apartado de Mis calendarios, a la izquierda.


2. Seguidamente se abre a la derecha del área de trabajo del calendario una columna de Tareas. Simplemente pinchamos en este espacio y escribimos la tarea:

Cómo crear una lista

Cómo cambiar una tarea a otra lista

Para importar eventos desde archivos iCal o CSV:

Es posible que no se reconozcan los eventos periódicos cuando éstos se importan desde archivos CSV. En este caso, se crearán elementos individuales para los eventos periódicos que se encuentren entre las fechas que hemos seleccionado.

Para exportar el contenido de Google Calendar:

Si estamos planeando un evento, pero no estamos seguros de que el tiempo nos lo permita, podemos utilizar la función del tiempo de Google Calendar que muestra el pronóstico meteorológico directamente en nuestro calendario para facilitarnos la planificación de futuros eventos. Una vez habilitada la función del tiempo en nuestro servicio de Google Calendar, podremos ver un pronóstico de cuatro días, en el que se incluyen las temperaturas mínimas y máximas diarias.

Para habilitar la función del tiempo:

 

Cómo utilizar la función del tiempo

Una vez habilitada esta función, veremos los iconos del tiempo en la esquina superior izquierda correspondientes al día de hoy y a los tres días siguientes de nuestro calendario. Cada icono representa visualmente el pronóstico para ese día en particular. Para obtener información detallada del tiempo, incluyendo una breve descripción, ubicación, las temperaturas máximas y mínimas, simplemente colocamos el cursor sobre el icono del tiempo y aparecerá la información correspondiente. Si además hacemos clic, entonces se mostrará la información más detallada.

Para seguir aprendiendo

• Tres pasos esenciales ANTES de construir mi día