Ante el exceso de información al que estamos sometidos desde la red, muchas de veces de gran valor para nosotros, pero que no somos capaces normalmente de procesar, asimilar en el momento. ¿Qué necitamos entonces? ¿quizá un lugar donde almacenar esta información para posteriormente recuperarla y tratarla de forma adecuada?¿y que esta se pueda organizar?¿y que esté en la "nube"?
Afortunadamente en la red también abundan este tipo de herramientas que hacen de repositorios personales de información. No sólo la que generamos nosotros (páginas marcadas, notas, documentos, fotos, etc..) sino también la que generan otros y tiene cierto interés en nuestro desempeño personal y/o profesional.
Evernote es una herramienta que permite hacer estas cosas, hay otras alternativas, pero creemos que esta, además de ser de las más populares, tiene la ventaja de ser gratuita (los servicios básicos), multiplataforma y sobre todo tiene un potente buscador para recuperar las notas guardadas.
Estos apuntes están basados en Evernote.
¿Qué es capaz de hacer?
Con Evernote se puede:
Crear notas
de texto
con una URL
con un archivo de audio (grabación)
con una fotografía
que combienen varios recursos: texto, URL, imagen, etc.
desde distintos dispositivos: ordenador (con distintos Sistemas Operativos), móvil, tableta.
con una localización
que contenga archivos adjuntos
Clasificar las notas
por etiquetas
por distintas libretas (notebooks)
Sincronizar las notas entre todos nuestros dispositivos.
Compartir las notas
incluídas en una libreta configurada al efecto
con las redes sociales más populares
por correo electrónico o por las aplicaciones que permitan enviar mensajes de cualquier tipo en nuestro móvil o tableta.
Recuperar las notas guardadas
Por etiquetas (también por combinación de las mismas)
Por texto dentro de las notas.
Por reconocimiento de texto manuscrito.
Por filtros combinables (fechas, orden alfabético, que contengan o no contengas determinadas palabras)
¿Qué estamos viendo?
Desde la página principal de evernote, además del detalle de cómo funciona, ayudas y casos de éxito, en la parte superior derecha tenemos la opción de crear una cuenta (gratuita)
Para crear una cuenta sólo es necesario indicar un correo electrónico y elegir un nombre de usuario (puede ser igual al correo electrónico) y una contraseña. Nos enviarán un correo que debemos confirmar y la cuenta estará lista.
Cómo buscar y compartir
Evernote no permite buscar en su web notas públicas, aunque su buscador para los usuarios registrados es una de sus armas fuertes.
Desde hace relativamente poco tiempo, a los usuarios de la versión de escritorio en Windows les permite compartir notas de forma pública (ofrece la URL) o directamente en facebook o twitter.
Una de las funcionalidades más interesantes es compartir una libreta con todas sus notas. En la versión gratuita sólo se permite compartir de forma que los demás puedan ver mediante una URL única (no podemos cambiar el nombre de la libreta una vez compartida) las notas. En la versión de pago además se permite que otros puedan editar las notas de tu libreta compartirda.
Evernote está disponible para los dispositivos móviles, los sistemas operativos y navegadores más populares.
Formatos soportados
Las notas pueden ser:
de texto (enriquecido con un sencillo editor)
una nota sobre una página web (con el complemento para los navegadores más populares)
una imagen
una grabación de voz
una URL
una localización
un archivo (de cualquier tipo)
El editor de evernote
El editor, tanto en la web como en los diversos dispositivos tiene un aspecto similar a la siguiente imagen:
En todas las notas podemos, entre otras cosas:
Poner un título
Una localización
Añadir etiquetas (nuevas o las que ya teníamos anteriormente)
Asignar a un bloc de notas (nuevo o de los que ya teníamos creado)
Añadir una grabación de voz
Una URL
Un check list (útil para crear una lista de tareas)
Un archivo
Elegir el tipo de letra, su tamaño, la alineación
Colocar viñetas numeras y sin numerar
Nota: actualmente el tamaño de una nota con las grabaciones, fotos y archivos no puede sobrepasar los 25 MB (en la versión gratuita)
Aportar automáticamente o de manera sencilla
Con evernote podemos crear notas (con diverso contenido) de forma manual, esto es: abriendo la aplicación en cualquiera de los dispositivos soportados (casi todos) y confeccionar la nota. Pero una de las funcionalidades más interesante son las realizadas por otros de forma que desde casi cualquier aplicación web 2.0 podemos almacenar notas (recursos) en evernote.
IFTTT es un servicio que permite automatizar multitud de tareas que relacionan herramientas y aplicaciones web 2.0.
El nombre viene la programación: "Si ocurre algo entonces haz esto" (If this then that) podemos crearnos un usuario en este servicio de forma gratuita y luego vincular (activar) nuestra cuenta con evernote.
Podemos ver las "recetas" más populares como por ejemplo:
Cuando marcamos con una estrella un mensaje en gmail que este se almacene en evernote.
Almacenar los tweets que escribimos en twitter.
Guardar los lugares donde hacemos "check-in" en foursquare.
Vincular citas del calendario a notas en evernote.
Almacenar las fotos de la aplicación Instagram
Cuando marcamos una noticia en Google Reader que esta se quede registrada en evernote
Detalle de las recetas de evernote en IFTTT:
Organizar la información
Evernote permite organizar la información por medio de etiquetas y también utilizando distintas libretas (notebooks)
Por ejemplo, podemos crear una libreta para las tareas, otras para las cuestiones personales, anotaciones de proyectos, etc..
También hay libretas que se crean automáticamente al importar notas automáticamente desde otros servicios como por ejemplo si marcamos con una estrella una noticia en Google Reader se colocarán en "Greader Starred" o también por medio de IFTTT, las páginas guardadas en diigo estarán en la libreta "ifttt diigo".
Una nota se puede cambiar de libreta, pero no puede estar en varias libretas a la vez. Con las etiquetas no pasa esto. Una nota puede compartir etiquetas aunque estén en libretas diferentes.
Vista de la aplicación de evernote para Windows 7, las etiquetas se muestran debajo del listado de "libretas". Las notas en la parte derecha se pueden arrastrar y soltar en las etiquetas. la versión web y móvil es muy similar.
Hay que tener en cuenta que muchas etiquetas se incorporan automáticamente a evernote desde otros servicios. Por ejemplo, si desde delicious ya teníamos una página marcada con diferentes etiquetas, al incorporar esta página como nota en evernote traerá las etiquetas originales.
Podemos en evernote también cambiar el nombre de las etiquetas, cambiar y añadir etiquetas a una nota añadida.
Organizar contactos
Evernote, al ser una aplicación que recopila información personal, no tiene por sí mismo un listado de contactos, pero si permite incorporar nuestros contactos de gmail automáticamente a la hora de compartir una libreta de notas. Podemos ver en la siguiente imagen (o algo similar) las opciones de compartición con determinadas personas, al final abajo tenemos la opción de conectar con nuestra cuenta de gmail.
Opciones de privacidad
Las opciones de privacidad en este caso están limitadas ya que es un software que está diseñado a recopilar información y no a compartirla, aunque es posible como hemos visto anteriormente compartir las notas o una libreta.
Las opciones de privacidad por tanto se reducen a decidir quién puede ver esta nota compartida:
si todo el que tenga la URL generada al efecto (enviada por correo electrónico u otros servicios de comunicación)
Podemos compartir una libreta con la aplicación de evernote para de la siguiente forma (Las imágenes son desde la aplicación de Windows, pero son muy similares entre los diversos dispositivos):
Al hace clic con el botón derecho sobre una libreta tenemos la opción de "Compartir libreta". Al hacer esto se abrirá el navegador de internet y nos llevará a una página similar a la siguiente:
Aquí podemos ver (en la mayoría de casos en inglés) cómo podemos compartir una libreta con cualquier persona (mediante una URL única) o con personas determinadas (en la versión de pago además se permite que esas personas puedan editar nuestras notas compartidas)
Para este caso, tenemos que al hacer clic sobre "Start sharing with the world" tendremos una pantalla similar a la siguiente:
Como vemos en la imagen el nombre de la URL lo podemos personalizar (por defecto tiene el nombre que le hemos dado a la libreta sin espacios y sin caracteres extraños). También podemos agregar una pequeña descripción del contenido a compartir y decidir en qué orden queremos que se visualicen nuestras notas.
Podemos ver en la parte derecha de la página las opciones para compartirla con determinas personas por su correo electrónico (separadas por comas). Si escogemos la opción de "View this notebook" y desmarcamos la opción "Require log in to Evernote" es muy similar a la opción anterior pues lo que se envía por correo es una URL pública (para el que la conozca). Si marcamos la última opción obligamos a destinatario a tener cuenta en evernote o a crearse una cuenta.
Una vez configurada la forma en la que queremos compartir la libreta hacemos clic en "Save"
Seguir informado
Aplicaciones
Añadir una nota
Añadir una URL
Editar un recurso
Recopilar información automáticamente
Recuperar información
Exportar/Importar
Mapa conceptual
Resumen operativo
Dispositivos móviles
Cuando hacemos clic en la aplicación de evernote en un dispositivo móvil tenemos una vista general de todas las notas ordenadas inicialmente por fechas desde la más reciente.
Esta vista puede cambiar ligeramente entre distintos dispositivos, pero seguramente encontarás muchas coincidencias.
Evernote es una herramienta que permite hacer estas cosas, hay otras alternativas, pero creemos que esta, además de ser de las más populares, tiene la ventaja de ser gratuita (los servicios básicos), multiplataforma y sobre todo tiene un potente buscador para recuperar las notas guardadas.
Crear notas
Evernote no permite buscar en su web notas públicas, aunque su buscador para los usuarios registrados es una de sus armas fuertes.
