Administrar colecciones

En Google Docs, podemos crear colecciones para clasificar nuestros documentos. Estas colecciones son como carpetas en las que podemos organizar los documentos que queramos.

Estas colecciones sirven sólo para ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias colecciones, y aunque las borremos, no se borrarán los documentos que contienen.

Las colecciones se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos.

Crear una colección

Para ello:

1. Pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Colección.

Crear una colección

2. Se abre una ventana para poner un nombre a la nueva colección

Si al crear una colección ya teníamos una seleccionada, la nueva colección se creará como una subcarpeta, una colección dentro de otra:

Jerarquía de colecciones

Personalizar una colección

Para acceder a una colección, debemos tener desplegado el menú de las colecciones en el árbol izquierdo de la página principal de Google docs, si no está desplegado lo desplegamos haciendo clic en la flechita de Mis colecciones. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que la figura anterior, donde se muestran todos los elementos que contiene.

Para acceder a las diferentes características de una colección pinchamos sobre la flecha que aparece a la derecha de la misma al tener el puntero sobre ella.
Administrar colección

El menú que se despliega nos permite cambiar algunas características y efectuar algunas acciones sobre esta colección seleccionada:

  • Nuevo: Podemos crear un documento cualquiera o una colección dentro de ésta (Documentos personales > nueva colección).
  • Compartir: compartir esta colección y los elementos que contiene con terceros
  • Añadir estrella: destacamos esta colección y podemos visualizarla en el menú "Destacados"
  • No mostrar en la página principal: esta colección no se mostrará en la página principal pero se muestra en el menú Mis colecciones
  • Organizar: esta colección se puede añadir en otra
  • Cambiar nombre y cambiar color: el color permite sobre todo visualizar la organización a simple vista
  • Marcar como no visualizado: La colección aparece en negrita en la página principal
  • Descargar: Se descargan en nuestro equipo aquellos elementos que contenga esa colección, incluyendo los elementos de las colecciones que estén dentro de su jerarquía
  • Mover a la papelera: Eliminamos esta colección y sus elementos, aunque no se suprimirá definitivamente, esto lo hacemos desde la papelera
Todas estas acciones las podemos realizar en cualquier parte de la pantalla en la que aparezcan las colecciones o los elementos; tanto desde el menú lateral donde está el árbol desplegado o bien desde la parte central, pinchando sobre Página principal, desde donde visualizaremos todos los elementos que tengamos visibles (documentos y colecciones)

Añadir elementos

Una colección puede contener tanto documentos como a otras colecciones, es decir, subcolecciones o subcarpetas. También un mismo documento puede estar en más de una colección. Para colocar uno o varios elementos en una colección creada, podemos hacerlo de dos maneras:

1. Desde la Página principal o en Todos los elementos, vemos todos los documentos en la parte central de la pantalla de Google Docs. Pasamos el puntero sobre el documento elegido y desplegamos el menú pinchando sobre la flecha de Acciones del propio documento, seleccionamos Organizar; en la nueva ventana hacemos clic sobre la colección que queremos clasificar y aplicamos los cambios.
Clasificar

2. Otra manera es, desde la misma pantalla, pinchar sobre el documento que queramos mover y arrastrarlo hasta la colección de destino. Debemos tener visible el listado de elementos y la carpeta de destino, en el árbol de la izquierda.

Si queremos mover varios elementos a la misma colección, podemos hacerlo de una sola vez; para ello tenemos pulsada la tecla Ctrl y pinchamos con el ratón sobre cada elemento que queremos mover. Arrastramos a la colección de destino.

Pinchar y arrastrar

En ambos casos, en el listado de documentos de Todos los elementos, aparecerá este archivo con la etiqueta de la colección contenedora. Si queremos que no se muestre en el listado principal, desplegamos su menú (Acciones) y elegimos No mostrar en la página principal.

Tenemos la opción de cambiar un documento de una colección a otra, seleccionando el mismo y yendo a la opción Organizar.

Visualizar la organización de las colecciones

En el árbol a la izquierda de la pantalla, veremos un listado con todas las colecciones, por defecto solo vemos las principales y si desplegamos estas se verán las que están contenidas en ellas. Al pinchar directamente sobre una colección cualquiera, se muestran en la parte central los elementos que contiene y/o las colecciones que están contenidas en ella.

Los elementos (documentos, imágenes, formularios, etc.) que contiene una colección sólo se visualizarán en la parte central cuando pinchemos en esa colección directamente; o en la Página principal o en Todos los elementos. En este caso, todos los elementos que pertenezcan a una colección tendrán una etiqueta distintiva a su derecha.

En el caso de esta imagen, el documento sin título, pertenece a dos colecciones: Documentos personales y cursos

Clasificación