En nuestro trabajo cotidiano necesitamos elaborar documentos de diferentes tipos: textos, hojas de cálculo, presentaciones etc.
Normalmente realizamos esos documentos con programas instalados en nuestros ordenadores (Microsoft Office, OpenOffice etc.)
Actualmente también es posible elaborar estos documentos mediante aplicaciones web ofimáticas que, al trabajar on-line pueden suponer, en muchos casos, una alternativa a los programas instalados ya que no es necesario instalarlos previamente en cada ordenador.
Para utilizar estos programas basta con disponer de un navegador y tener conexión a Internet. Además, al estar en un servidor, permiten la elaboración, consulta o edición de los documentos por varios usuarios en cualquier momento o de forma simultánea, permitiendo la elaboración de documentos de manera colaborativa, algo que no es posible con programas instalados en nuestro ordenador.
Aunque hay varias ofertas gratuitas y de uso sencillo, (Google Drive, Zoho, Thinkfree Online), en este módulo vamos a describir y utilizar la primera de ellas, Google Drive.
¿Qué es Google Drive?
Google Documents o Google Drivees un servicio gratuito de Google, que sirve para almacenar y administrar documentos de texto y hojas de cálculo directamente desde Internet, sin necesidad de un programa externo, a través de una Suite Ofimática. Además dispone de un soporte multi-formato para cargar y descargar archivos del mismo de manera distribuida. No requiere instalar ningún producto agregado, sólo son necesarios el navegador web y sus componentes, porque trabaja de forma remota con una interfaz Web.
Resumiendo, Google Drive es un sencillo pero potente procesador de texto y hoja de cálculo, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.
Sus principales ventajas son:
Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo así mismo su edición.
Soporta una gran cantidad de formatos: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, OpenOffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.
Es totalmente gratuito.
Cómo registrarse en Google docs
Si tenemos una cuenta de Google, ya estamos registrados. Una cuenta de Google es una cuenta que podemos utilizar para acceder a Google Docs y a otros servicios de Google, entre ellos Gmail, Grupos de Google, Alertas de Google, Búsqueda personalizada e iGoogle. Si ya hemos creado una cuenta a través de uno de estos servicios, podremos acceder a Google Docs con ella. Simplemente navegamos a la página principal de Google Docs, introducimos la dirección de correo electrónico de nuestra cuenta de Google y contraseña y hacemos clic en Acceder. Si no tenemos cuenta, basta con crear una cuenta en el enlace anterior.
En la nueva página debemos rellenar todos los campos, debajo de algunos campos aparecerá la explicación de para qué sirven los datos que se le solicitan. Una vez hayamos rellenado todos los datos solicitados, hacemos clic en Acepto. Crear mi cuenta.
Cuando entremos la primera vez nos aparecerá la ventana de bienvenida, hacemos clic en Continuar:
Y entraremos a Google Docs.
¿Qué estamos viendo?
Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la página de inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla de forma general:
1. En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos e incluirlos en las diferentes categorías que aparecen:
Página principal: se muestran todos los documentos (de cualquier tipo) que tenemos, aunque podemos seleccionarlos y elegir no mostrarlos en esta página principal
Destacados: si pinchamos aquí se muestra la lista de documentos que hemos marcado como "destacados"
Todos los elementos: independientemente de cómo tengamos organizados nuestros documentos, aquí aparecen todos ellos.
Papelera: al suprimir un documento se envía a esta carpeta. Podemos eliminarlos definitivamente desde aquí.
Mis colecciones: Son carpetas que contienen archivos u otras colecciones
2. En el apartado central, se relacionan los documentos que hemos creado o que han compartido con nosotros. En el caso de la imagen que se muestra, solo hay un documento.
3. En la columna derecha, se visualiza el documento que hemos seleccionado además de otros datos que comentaremos más adelante.
4. Estas tres opciones: Documentos, imágenes y vídeos y Más opciones nos permiten listas los elementos que tengamos de esas categorías. 5. Un buscador de documentos o archivos de nuestro Docs.
Subir carpetas y archivos
Con Google Docs podemos crear documentos nuevos, pero también otra opción que nos permite es la de subir carpetas y archivos desde nuestro equipopara trabajar con él en línea, o bien para tenerlo almacenado o compartirlo.
Al pulsar sobre el vínculo Subiren la pantalla de inicio se abre un menú desplegable que nos da las siguientes opciones:
subir uno o más archivos (a la vez): se abre el explorador de carpetas, buscamos el o los archivos y los seleccionamos; para seleccionar más de uno mantenemos pulsada la tecla Shift (selecciona del primero al último que pinchemos) o Ctrl (selecciona solo sobre los que pinchemos)
subir una carpeta: se abre el explorador, buscamos y pinchamos sobre la carpeta. Si la carpeta contiene subcarpetas también se subirán. Las carpetas se ubican en el menú de la izquierda Mis colecciones
Básico: se abre la aplicación de Google Docs para adjuntar uno o varios archivos (no carpetas)
Configuración:
si convertimos los archivos a formato de Google Docs podremos visualizar y editar el documento en Docs (ver el siguiente apartado: formatos compatibles).
podemos convertir en editables los archivos pdf.
Cuando terminemos de subir el archivo podremos localizar el documento que queremos abrir en la Página principal de Google Docs, bastará con hacer dobleclic sobre él para abrirlo.
Formatos compatibles con el visor
Google docs es un gestor que permite subir cualquier tipo de formato de archivo, cuando sube algunos formatos, y previo permiso, Docs los convierte en compatibles con su editor. Sin embargo, no todos los programas que subimos al Docs podemos editarlos porque son formatos muy específicos, pero algunos de ellos sí se pueden visualizar.
Algunos de los formatos que se pueden visualizar, aunque no editar (actualmente):
- .PSD, formato del programa Adobe Photoshop - .TTF, fuentes True Type - .DXF, hojas de AutoCad - Vectores en formato .SVG - Archivos PostScript .EPS y .PS
Crear documentos
Con Google Docs podemos crear varios tipos de documentos online, si hacemos clic sobre Crear Nuevo se desplegarán las opciones disponibles como son:
Formulario: Con el que podemos recoger información de otros usuarios.
Dibujo: Podemos insertar imágenes desde nuestro ordenador o desde la web, formas, texto,...
En las siguientes secciones veremos cómo crear un documento de cada tipo y algunos aspectos generales.
Aspectos generales de cualquier documento
El título
Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, nos aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el nombre del autor.
Al crear un documento nuevo, en el título aparece Documento sin título. La primera vez que se guarde, el título tomará el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, hacemos clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre.
Guardar un documento
Google Docs va guardando automáticamente nuestros documentos. Si cerramos el navegador accidentalmente o apagamos el ordenador, nuestro documento no se perderá, y lo tendremos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna aportación o modificación no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento.
Cerrar el documento
Como norma general, para cerrar el documento pulsaremos Guardar y cerrar, para asegurarnos de guardar todos los cambios. Sin embargo, dependerá del tipo de documento; si el documento está guardado simplemente pinchamos sobre el enlace de Google Docs y el documento aparecerá en la página principal.
Ahora nuestro documento nos aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualizamos la ventana con el botón Actualizaro la tecla F5.
Acceder al documento
Para volver al documento, sólo tendremos que hacer clic sobre el nombre.
Salir de Google Docs
Si deseamos cerrar Google Docs, hacemos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla.
Crear documentos de texto
Los documentos de texto, a los que Google Docs se refiere sólo como documentos, son páginas de texto con formato: colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc.
Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redacción, documentos con las especificaciones de un proyecto, etc.
Para crear un documento hacemos clic en Nuevo y luego en Documento. Es importante conocer algunos aspectos generales.
Crear una presentación
Las presentaciones nos permiten comunicar información de una forma más visual y amena que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su función: transmitir información a los demás, de forma agradable y que capte su atención, ya sea en enseñanza para explicar un tema, exponer los resultados de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunión.
Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo, y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes. Y además, el hecho de poder crear las presentaciones en línea, organizar exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web le añaden mucha funcionalidad a esta herramienta.
Para crear una presentación, una vez que accedamos y nos identifiquemos como usuarios en Google Docs hacemos clic en Crear nuevo y luego en Presentación. Es importante conocer algunos aspectos generales.
Al crear una nueva presentación accedemos a la pantalla de edición de presentaciones, con una diapositiva en blanco.
Screencast de cómo crear una presentación (Se verá mejor ampliando y aumentando la resolución de pantalla tanto como permita la velocidad de conexión)
El espacio de trabajo se divide en tres secciones:
1. En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar presentación, Compartiro Guardar y cerrar. A la izquierda se muestra el título del documento, que podemos cambiar haciendo clic sobre él.
2. En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas ya creadas. Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación. En este caso, al tratarse de un nuevo documento, sólo encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten añadir o eliminar diapositivas.
3. Para añadir una nueva diapositiva basta con hacer clic en el signo +. Aparece una ventana en la que debemos seleccionar el diseño de diapositiva que deseemos añadir. En ella podemos añadir y modificar texto, imágenes u otros elementos.
4. Cualquier diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que no esté en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic para añadir un título"). Este texto realmente no está, y no se imprime o visualiza. Sólo es una ayuda visual para indicarnos dónde escribir. Si hacemos clic ahí, podemos escribir texto. En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documento de texto, que nos permite darle formato. Los botones de esta barra, o que estén activos, dependen del elemento de la diapositiva que hayamos seleccionado.
5. Aunque Google Docs guarda frecuentemente lo que vayamos haciendo, es necesario cuando finalicemos hacer clic en Guardar, salvo que en dicha opción aparezca como ya guardado.
Crear una hoja de cálculo
Para crear una hoja de cálculo hacemos clic en Nuevo y luego en Hoja de cálculo. Es importante conocer algunos aspectos generales.
Nos aparecerá una hoja de cálculo, podemos comenzar a utilizarla como lo haríamos con cualquier hoja de cálculo.
El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto:
En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y los botones Compartiry Guardar.
Sobre fondo azul, encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).
En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más frecuente.
El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener.
Crear un formulario
Con un formulario podemos recoger información de otros usuarios. Para crear un formulario hacemos clic en Nuevo y luego en Formulario. Es importante conocer algunos aspectos generales.
Una vez creado aparecerá la página para modificar y añadir preguntas, desde ella podemos modificar el título, añadir información sobre el formulario para los usuarios que lo vayan a rellenar, etc.
Podemos comenzar a añadir preguntas al cuestionario haciendo clic sobre Añadir elemento y rellenando los campos de la pregunta que queremos añadir, cuando acabemos, para añadirla hacemos clic en Finalizado. Podemos hacer la pregunta obligatoria o no según seleccionemos la opción Hacer que esta pregunta sea obligatoria.
Por ejemplo vamos a añadir Apellidos y DNI al cuestionario:
Cuando terminemos el formulario, podemos enviarlo por correo electrónico a todas las personas que deseemos, cuando estas lo rellenen y lo envíen, los datos aparecerán en una hoja de cálculo que se crea con el nombre del formulario; de hecho es esta hoja la que veremos en la página principal, desde ella podemos gestionar el formulario, editarlo, etc. Para mandar el formulario por correo hacemos clic en Enviar este formulario por correo electrónico.
Otra de las funcionalidades de Google Docs es su programa de dibujo. Aquí se pueden insertar imágenes desde nuestro ordenador, a partir de una URL o a partir de una búsqueda de imágenes en Google; también se pueden insertar diversas formas (líneas rectas, mano alzada, polígonos,...) y texto con las herramientas que se ven en el menú.
Administrar documentos y colecciones
En esta sección veremos cómo realizar las siguientes acciones:
En Google Docs, podemos crear colecciones para clasificar nuestros documentos. Estas colecciones son como carpetas en las que podemos organizar los documentos que queramos.
Estas colecciones sirven sólo para ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias colecciones, y aunque las borremos, no se borrarán los documentos que contienen.
Las colecciones se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos.
Crear una colección
Para ello:
1. Pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Colección.
2. Se abre una ventana para poner un nombre a la nueva colección
Si al crear una colección ya teníamos una seleccionada, la nueva colección se creará como una subcarpeta, una colección dentro de otra:
Personalizar una colección
Para acceder a una colección, debemos tener desplegado el menú de las colecciones en el árbol izquierdo de la página principal de Google docs, si no está desplegado lo desplegamos haciendo clic en la flechita de Mis colecciones. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que la figura anterior, donde se muestran todos los elementos que contiene.
Para acceder a las diferentes características de una colección pinchamos sobre la flecha que aparece a la derecha de la misma al tener el puntero sobre ella.
El menú que se despliega nos permite cambiar algunas características y efectuar algunas acciones sobre esta colección seleccionada:
Nuevo: Podemos crear un documento cualquiera o una colección dentro de ésta (Documentos personales > nueva colección).
Compartir: compartir esta colección y los elementos que contiene con terceros
Añadir estrella: destacamos esta colección y podemos visualizarla en el menú "Destacados"
No mostrar en la página principal: esta colección no se mostrará en la página principal pero se muestra en el menú Mis colecciones
Organizar: esta colección se puede añadir en otra
Cambiar nombrey cambiar color: el color permite sobre todo visualizar la organización a simple vista
Marcar como no visualizado: La colección aparece en negrita en la página principal
Descargar: Se descargan en nuestro equipo aquellos elementos que contenga esa colección, incluyendo los elementos de las colecciones que estén dentro de su jerarquía
Mover a la papelera: Eliminamos esta colección y sus elementos, aunque no se suprimirá definitivamente, esto lo hacemos desde la papelera
Todas estas acciones las podemos realizar en cualquier parte de la pantalla en la que aparezcan las colecciones o los elementos; tanto desde el menú lateral donde está el árbol desplegado o bien desde la parte central, pinchando sobre Página principal, desde donde visualizaremos todos los elementos que tengamos visibles (documentos y colecciones)
Añadir elementos
Una colección puede contener tanto documentos como a otras colecciones, es decir, subcolecciones o subcarpetas. También un mismo documento puede estar en más de una colección. Para colocar uno o varios elementos en una colección creada, podemos hacerlo de dos maneras:
1. Desde la Página principal o en Todos los elementos, vemos todos los documentos en la parte central de la pantalla de Google Docs. Pasamos el puntero sobre el documento elegido y desplegamos el menú pinchando sobre la flecha de Acciones del propio documento, seleccionamos Organizar; en la nueva ventana hacemos clic sobre la colección que queremos clasificar y aplicamos los cambios.
2. Otra manera es, desde la misma pantalla, pinchar sobre el documento que queramos mover y arrastrarlo hasta la colección de destino. Debemos tener visible el listado de elementos y la carpeta de destino, en el árbol de la izquierda.
Si queremos mover varios elementos a la misma colección, podemos hacerlo de una sola vez; para ello tenemos pulsada la tecla Ctrl y pinchamos con el ratón sobre cada elemento que queremos mover. Arrastramos a la colección de destino.
En ambos casos, en el listado de documentos de Todos los elementos, aparecerá este archivo con la etiqueta de la colección contenedora. Si queremos que no se muestre en el listado principal, desplegamos su menú (Acciones) y elegimos No mostrar en la página principal.
Tenemos la opción de cambiar un documento de una colección a otra, seleccionando el mismo y yendo a la opción Organizar.
Visualizar la organización de las colecciones
En el árbol a la izquierda de la pantalla, veremos un listado con todas las colecciones, por defecto solo vemos las principales y si desplegamos estas se verán las que están contenidas en ellas. Al pinchar directamente sobre una colección cualquiera, se muestran en la parte central los elementos que contiene y/o las colecciones que están contenidas en ella.
Los elementos (documentos, imágenes, formularios, etc.) que contiene una colección sólo se visualizarán en la parte central cuando pinchemos en esa colección directamente; o en la Página principal o en Todos los elementos. En este caso, todos los elementos que pertenezcan a una colección tendrán una etiqueta distintiva a su derecha.
En el caso de esta imagen, el documento sin título, pertenece a dos colecciones: Documentos personales y cursos
Eliminar documentos y colecciones
Cuando un documento o una colección deje de sernos útil, podemos simplemente enviarlo a la papelera.Desde la parte central de la pantalla inicial: Seleccionamos el documento o colección que queramos eliminar, desplegamos su menú y pulsamos el botónMover a la papelera. Hay que tener en cuenta que si se elimina una colección los elementos que contenga no se borran, habrá que seguir los mismos pasos para eliminarlos.
Cuando un elemento está en la papelera, aún disponemos de él, y podemos abrirlo y editarlo desde aquí, pero no aparecerá listado con los demás documentos. Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Eliminar de la papelera, volvemos a restaurarlo.
Si lo que restauramos o recuperamos es una colección que contenía documentos cuando se eliminó y no han sido borrados, se volverán a añadir a la carpeta.
Para eliminar definitivamente un elemento, desde la papelera pinchamos sobre Vaciar papelera.
Copiar un documento
A veces nos puede ser útil hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla.
Para copiar el documento:
1. Tenemos que editarlo pulsando sobre su nombre.
2. En la pantalla de edición, hay que pulsar el botón Archivoy hacer clic en Crear una copia. Si compartíamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dará la opción de compartir la copia con ellos también (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar).
Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original.
Al realizar la copia, el nuevo documento se abrirá en la pantalla de edición. Podemos aprovechar entonces para cambiarle el nombre.
Ocultar documentos
A medida que vayamos acumulando elementos en Google Docs, nos resultará más incómodo buscar un documento concreto en la pantalla de inicio, porque aunque al iniciar la aplicación veremos los últimos documentos editados, nos será más sencillo buscarlos de un vistazo si sólo tenemos diez documentos que si tenemos cincuenta.
¿Pero qué pasa si tenemos documentos que no utilizamos y que no queremos borrar? En este caso, podemos ocultarlos, desplegando su menú pinchando en la flecha Más acciones y pulsando en No mostrar en la página principal.
Al ocultar un documento, este solo será visible desde la vista Todos los elementos o desde su carpeta o colección. Si queremos volver a ver el documento oculto en la pantalla de inicio, tenemos que listarlo, seleccionarlo y pulsar el botón Mostrar en la página principalque encontramos en el lugar donde antes estaba el botón No mostrar....
Descargar el documento
Google Docs tiene una amplia compatibilidad de formatos que es capaz de abrir y editar, pero otra opción de la que disponemos es la de poder descargar tanto los archivos que hemos subido como los documentos que hemos creado en Docs a nuestro disco duro, pudiéndolos editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlos o modificarlos. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:
Documentos de texto:
Microsoft Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.
Documentos de Pages de la suite iWork
PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.
RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.
Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato.
Zip (HTML comprimido) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos espacio.
Presentaciones:
PDF (.pdf) - La presentación se descargará en un archivo PDF.
PPT y PPTX- Se descargará como un archivo de presentación, que podríamos abrir con PowerPoint.
Texto - Se descargará sólo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato.
Hojas de cálculo:
Excel (.xls y .xlsx) - Se guardará como una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
OpenOffice (.ods) - Se guardará como una hoja de cálculo, editable con OpenOffice
PDF (.pdf) - Se guardará como un archivo PDF.
CSV (.csv)* - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma una línea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar con muchos programas.
Texto (.txt)* - Se guarda como un archivo de texto sin formato.
Html (.html)* - Se guarda como una página web, que contiene una tabla con el contenido de la hoja.
* Con estos formatos sólo guardamos la hoja, no el libro completo.
Documentos PDF:
PDF (.pdf) - Sólo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros formatos.
Podemos descargar un documento a nuestro disco duro de dos formas.
1. Desde la pantalla de inicio
1. Seleccionamos el documento,
2. desplegamos el menú pulsando en Acciones,
3. hacemos clic en Descargar
2. Desde la pantalla edición
1. Pulsamos en el menú Archivo
2. Escogemos Descargar como (o Exportar si esta opción no aparece) seguido del tipo de archivo que nos interese.
En ambos casos nos dará a elegir en qué formato queremos descargar el archivo, dependiendo del tipo de documento que sea. En el caso de la imagen, al ser un documento de texto podemos descargarlo en varios formatos compatibles:
Enviar por correo electrónico
En la pantalla de edición de un documento, es decir, con el documento que queremos compartir abierto, en el menú Compartirencontramos la opción Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.
Se abrirá una ventana en la que debemos rellenar o seleccionar ciertos campos:
Si lo que vamos a enviar es un documento de texto, nos da la opción de enviarlo como un archivo adjunto en html o pegarlo en el mensaje del correo, así el texto del documento formará parte del cuerpo del propio correo, como si lo hubiésemos redactado desde nuestro correo, pero sin perder ningún formato o elemento.
La opción enviarme una copia nos enviará el mensaje a nuestra dirección de correo como copia del que hemos enviado.
Pulsamos el botón Enviarpara enviar el correo o Cancelarpara volver a la pantalla de edición.
Compartir y publicar
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.
Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.
Vamos a ver algunos aspectos relacionados con las funciones de compartir y publicar:
Cualquier documento que tengamos en nuestro listado de Google Docs puede ser compartido aún manteniendo la privacidad sobre él pues lo que vamos a controlar es el nivel de visibilidad de nuestro documento privado ante terceras personas y además podemos permitir que las personas con las que compartimos el documento puedan o no editarlo y realizar modificaciones.
Para compartir un elemento (documento o colección), debemos abrir la ventana de Configuración del uso compartido. Para llegar a esta ventana podemos hacerlo de varias formas:
1. Desde la pantalla principal de Google Docs (página principal o Todos los documentos): elegir documento > Acciones > Compartir > Configuración de uso compartido.
2. Sin abrir el documento, hacemos clic al lado de su nombre y se visualiza en la columna derecha sus características y entre ellas Compartir, pinchamos en Configuración y se abre la ventana de Configuración del uso compartido.
3. Con el documento abierto o editado encontramos el botón en la parte superior derecha de la ventana, desplegamos la flecha y seleccionamos Configuración del uso compartido.
En cualquier caso llegamos a la misma pantalla, en la que aparece la privacidad del documento y nuestra propiedad sobre el mismo.
Vamos a ver a continuación los tres niveles que tiene Google Docs para compartir un documento y lo que implica cada uno en cuestión de privacidad y visibilidad.
Opciones de visibilidad y edición
Al seleccionar Cambiar, en la nueva ventana tenemos tres opciones para compartir el documento:
Privado: Cualquier documento que creemos se guarda por defecto como privado, sólo lo podemos ver y abrir nosotros. Manteniendo esta opción, podemos invitar a otras personas a visualizarlo y permitirles, además, la edición del mismo. Con este nivel de visibilidad los invitados requieren iniciar sesión en Google Docs, es decir, deben tener una cuenta de Google.
Cualquier usuario que reciba el enlace: Con esta opción, cualquier persona que conozca el enlace, y sin necesidad de iniciar sesión, puede acceder al documento y editarlo si también lo hemos permitido (Acceso de edición). Esta configuración es práctica cuando se va a compartir el documento con un grupo de personas
Público en la web: De esta manera el documento será público para todo el mundo y además podemos dar permiso de edición. Puede aparecer el enlace en los resultados de un búsqueda, por ejemplo, de Google. Es una buena opción cuando queremos dar a conocer un evento, un cartel, un folleto, etc.
En estas dos últimas opciones de visibilidad, podemos cambiar el enlace que hemos enviado pinchando sobre Restablecer enlace.
Además de enviar el enlace también podemos compartir el documento directamente a través de algunos medios sociales como Facebook, Twitter, Buzz, Gmail.
Podemos cambiar la opción de visibilidad en cualquier momento en la ventana de Configuración del uso compartido, y haciendo clic en Cambiar
Invitar a usuarios
Podemos tener el documento público en la web, de tal manera que cualquiera que tenga el enlace pueda acceder a él, incluso con derecho a edición si lo hemos permitido. Sin embargo, también podemos mantener la privacidad del documento e invitar a nuevos colaboradores y lectores para trabajar de forma conjunta en un documento privado. Accedemos a esta opción desde la pantalla que vimos anteriormente (compartir > configuración de uso compartido).
En el espacio Añadir personas escribimos las direcciones de correo o Elegimos los contactos de nuestra libreta de contactos de Gmail; a los invitados colaboradores les damos derechos de edición (Puede editar) o tan solo damos derecho como lectores (Pueden ver, guardar e imprimirpero no editar).
Si compartimos el elemento pulsando sobre Enviarme una copia, llegará a nuestro correo una copia de la invitación; si elegimos Pegar el elemento en el correo electrónico, el destinatario visualizará en el cuerpo del mensaje el documento enviado; si elegimos Enviar notificaciones por correo electrónico, recibirá un correo electrónico avisándole de que se ha compartido el elemento con él; en caso de no elegir esta opción, aparecerá directamente en su lista de Google Docs.
Otro permiso más avanzado, y que está por defecto, es que los invitados con derecho a edición puedan a su vez añadir o invitar a otras personas y puedan también darles permisos de edición. Esto se configura al final pulsando sobre Cambiar.
Recibir una invitación
Cuando nos invitan a compartir un documento, quien ha hecho la invitación puede habernos mandado un mensaje o no. Si lo ha hecho, nos llegará un mensaje de correo electrónico. En él habrá un enlace que nos lleva directamente al documento. Si no nos ha enviado ningún mensaje, no seremos conscientes hasta que iniciemos una sesión en Google Docs. En ambos casos encontraremos los documentos compartidos en nuestra pantalla de inicio.
Invitación como colaborador:
Veremos y accederemos al documento exactamente igual que si fuese un documento propio. Y podremos hacer las mismas acciones que sobre cualquier documento. La única diferencia viene dada si el propietario del documento no nos permite invitar a nuevos usuarios. En tal caso, en la pantalla Compartir un documento se muestra un mensaje que lo indica.
Invitación como lector:
Si somos invitados como lectores, en la pantalla de inicio no se distingue de otros documentos, pero al abrirlo, observamos que no podemos editarlo, sólo guardarlo o imprimirlo.
En las hojas de cálculo y presentaciones encontraremos además un chat para comunicarnos con el resto de lectores, o colaboradores que estén debatiendo.
En otros casos, pueden invitarnos directamente de forma temporal. Por ejemplo, para que veamos una presentación, para lo que solo necesitamos que nos envíen la URL, sin necesidad de que nos inviten.
Gestionar colaboradores y lectores de un documento
Una vez hayamos compartido nuestro documento con lectores o colaboradores, aparecerá la lista de los mismos en la ventana de Configuración del uso compartido, bajo nuestro usuario. Aquí podremos ver qué permisos tiene cada uno, modificar los permisos pulsando sobre la flechita desplegable, o suprimirlos pulsando en x. También podemos cambiar el propietario del documento.
Para saber qué elementos de nuestro Google Docs tenemos compartidos, podemos listarlos en nuestra pantalla principal pulsando sobre Todos los elementos (aparecerá la relación de todos nuestros elementos de Docs), y en el menú centra vamos al Más opciones > Compartido conmigo.
En la pantalla central aparecerá el listado de documentos compartidos, hacemos clic al lado del elemento que queramos ver y en la columna de la derecha aparece la imagen del documento y debajo, entre otra información, la configuración del uso compartido. Desde aquí también podemos gestionar los usuarios existentes en el documento, o invitar a otros nuevos, o cambiar la privacidad, pulsando sobre Configuración.
Colaborar en la edición
La forma de trabajar con un documento compartido, será exactamente la misma que con un documento creado por nosotros y no compartido. Cuando nos llegue el aviso de que podemos editar y modificar un documento compartido con nosotros, simplemente lo abrimos y comenzamos su edición.
La única diferencia con un documento no compartido, es, que si hay alguien más editando el documento en el mismo instante, nos aparecerá un aviso en la pantalla de edición "También está editando ahora: nombre".
En el caso de las hojas de cálculo, el aviso aparece también en la barra de menús y podemos pulsar sobre él para iniciar un chat. Si el aviso se vuelve naranja, es que otros usuarios han iniciado el chat y han escrito un mensaje.
Hay que tener en cuenta, que los cambios de un colaborador no se reflejan de forma instantánea en las pantallas de los demás.
Puede que dos colaboradores coincidan, y modifiquen el mismo dato antes de que se produzca la actualización. En tal caso, prevalecerá la modificación realizada primero. Es en esta fase cuando realmente cobra sentido el uso de los comentarios.
Sistemas de discusiones en documentos de texto compartidos
Una novedad de Google Docs es que además de colaborar en la edición de un documento de texto compartido, se puede participar en el mismo aportando comentarios paralelos a los contenidos del documento en sí. Es un espacio independiente dentro del documento que podemos elegir visualizar o no, en el que los diferentes colaboradores tienen la posibilidad de añadir comentarios que puedan enriquecer, mejorar, cambiar la línea de trabajo.
Cuando compartimos un documento o han compartido uno con nosotros, en el menú de la derecha, al lado del botón Compartir, está el botón Discusión, pinchando aquí se abre la ventana de discusiones; si nadie ha escrito todavía aparecerá vacía, si no es así, veremos las aportaciones de los demás.
Una peculiaridad es que podemos utilizar en estos comentarios el símbolo @ -como en Twitter- para hacer mención a uno de los colaboradores; al hacer mención con este símbolo estamos insertando su dirección de correo y le llegará dicho comentario a su cuenta.
Publicar y embeber un documento en la web
Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en Internet. Al publicarlo, permitimos que nuestro documento pueda ser visto por cualquier usuario de internet que conozca su dirección, como si de una página web se tratase.
Cuando hacemos público un documento en la web tenemos la opción de permitir que se edite (abrirlo, modificarlo, guardarlo) o, simplemente se pueda leer, incluyendo su impresión y guardarlo con uno de los formatos soportados.
Cuando publicamos un documento en la web no cambian las opciones de visibilidad, pues lo que hace Google Docs es crear una página web separada con su URL; podemos tener un documento como Privado, solo para mí y a la vez estar publicado en la web.
También podemos insertar, incrustar o embeber el documento (de texto, presentación, hoja de cálculo) en una página web a modo de widget, copiando el código que aparece para esta opción.
Según el tipo de elemento que queramos publicar o insertar (documento de texto, presentación, dibujo, etc.), las opciones que aparecen en la ventana de publicación son diferentes. Todos los elementos de Google Docs se publican y/o se insertan desde su edición, en la esquina superior derecha: Compartir > Publicar en la Web - Publicar/insertar - Publicar como página web,...
Los tipos de elementos que podemos publicar e insertar como objeto en una página web:
Documentos de texto
Dibujos
Presentaciones
Hojas de cálculo y formularios
Siempre que vayamos a publicar cualquier tipo de documento, podemos seleccionar que éste se actualice automáticamente cada vez que realicemos un cambio. También podemos detener la publicación en cualquier momento (Control de publicación).
Publicar un documento de texto
Cuando compartimos un documento de texto (Compartir >Publicar en la Web), pinchamos sobre Iniciar publicación (cambiará a Detener publicación inmediatamente) y obtenemos el enlace que dirije al documento publicado, y debajo el código para insertarlo o embeberlo en una página web.
Cuando pegamos el código en html (<>) en este editor de texto podemos ver cómo queda embebido un documento de texto en esta página web:
Publicar un dibujo
Para publicar un dibujo se sigue el mismo procedimiento que con el documento de texto. Si vamos a insertar el dibujo en una página web copiando el código e insertándolo en html, se puede seleccionar el tamaño del mismo pero hay que tener en cuenta que lo que inserta es la hoja, independientemente que el dibujo u objeto ocupe toda la superficie o no.
En este caso hemos elegido el tamaño pequeño:
Publicar una hoja de cálculo
Para publicar una hoja de cálculo pinchamos sobre Compartir > Publicar como página web. Al abrirse la nueva ventana podemos elegir que publique o inserte todo el documento o a parte de él (hojas), también tenemos la opción de publicarla como una página web, como un archivo PDF, como una tabla CSV, entre otros formatos.
En esta ocasión hemos pegado el código HTML para insertar en una página web de la Hoja 1, todas las celdas:
Cuando se quiere insertar o embeber una presentación en una página web, se pueden personalizar algunos aspectos de la presentación como el tamaño de las diapositivas, el tiempo de visualización de cada una, etc.
Este es un ejemplo de cómo se ve una presentación embebida en esta página web, después de haber copiado y pegado el código html.
Imprimir un documento
Para poder imprimir directamente un documento desde Google Docs, debemos ser el propietario, uno de los colaboradores, o por lo menos un lector. Si no, lo imprimiremos como una página web.
Para imprimir un documento, debemos de estar en la pantalla de edición.
Documentos de texto
Podemos imprimir pulsando el icono de la barra de herramientas, las teclas Ctrl + P o seleccionando la opción Imprimir en el menúArchivo. También encontramos las siguientes opciones relacionadas con la impresión:
Configuración de la página, donde se encuentran las opciones típicas de impresión como la orientación vertical u horizontal de la página, el tamaño del papel, los márgenes o el color de fondo de la página.
Configuración de impresión, donde podemos elegir si queremos incluir los números de las páginas y su ubicación
Vista previa de la impresión que nos servirá para ver cómo queda la página antes de ser impresa.
Utilizando el comando Imprimir, se inicia la impresión del documento, por lo que se abrirá la ventana con las opciones de impresión del sistema operativo.
Hojas de cálculo
La impresión se realiza desde el icono de la barra de herramientas, o desde el menú Archivo >> Imprimir. Al imprimir, nos aparece primero la ventana Configuración de impresión, en ella podemos definir cuatro opciones:
¿Qué partes? Donde seleccionamos si sólo imprimimos la Hoja actual, si se imprimirán Todas las hojas o una selección.
¿Qué tamaño de papel? En el que salen los formatos estándar (carta, A3, A4, B4, B5, etc.)
Opciones: Elegimos si repetimos los encabezados de filas en todas las páginas o no; dejar o quitar las líneas de las cuadrículas
¿De qué tamaño? Aquí decidimos si el ancho de la tabla se ajustará a la anchura del papel o si se utiliza el tamaño real, lo que puede dejar el papel sin llenar o que las filas ocupen más de una hoja.
¿Con qué orientación? Donde decidimos si la página se mostrará en horizontal o vertical. Esta decisión se basará en la cantidad de columnas, y en lo ancho de su contenido.
¿Qué tamaño del papel? con un desplegable que nos permite elegir el tamaño más apropiado.
Al pulsar Imprimir aparecerá el cuadro de diálogo Imprimirdel sistema operativo.
Realmente lo que Google Docs hace es crear un PDF con la configuración que elegimos, y es eso lo que se envía al sistema operativo para su impresión. Si el archivo es muy grande, puede que Google Docs nos invite a descargarlo en vez de imprimirlo directamente. Por eso el diálogo de impresión que se nos muestra es el de la aplicación que tengamos asociada con los archivos PDF.
Destacados o favoritos
La marca de estrella es una opción que nos permite resaltar aquellos documentos o colecciones a los que les queramos prestar una atención especial, o para recordarnos que debemos hacer algo en ellos. Consiste en un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento. Podemos marcarla o desmarcarla pulsando sobre el icono. Cuando está amarilla se encuentra marcada, cuando aparece vacía no lo está.
Podemos listar todos los documentos y colecciones con estrella desde el menú de la columna izquierda, haciendo clic sobre Destacados.
Buscar elementos
Google Docs dispone de un buscador de documentos. Por una parte, al introducir un texto, lista todos los documentos que incluyan el texto, en el propio documento, en el título, en el autor, etc.
Por otra parte, al introducir un texto, nos da la opción de abrir los documentos que empiezan igual, o listar los documentos de una carpeta o un colaborador que comiencen así.
Cuando escribimos un término podemos filtrar los resultados sumando el tipo de documento que queremos que aparezca pinchando en Documentos o Imágenes y vídeos, y/o bien en Más opciones para buscar elementos privados, compartidos, colecciones, de mi propiedad, etc.
Por ejemplo, si queremos buscar un documento de texto que contenga el término insertary además del que yo soy el propietario, se verá lo siguiente en la caja del buscador:
Revisiones
Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo.
Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.
En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido.
Podemos ver las modificaciones de un documento una vez abierto desde el menú Archivo > Ver el historial de revisión.
Vamos a ver el comportamiento de las revisiones para documentos compartidos. Si el documento no es compartido, la única diferencia es que como autor siempre aparecerá el propietario (Yo).
Historial de revisiones
Cuando accedemos a las revisiones de un documento de texto o presentación, lo hacemos al Historial de revisiones, este nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento .
La forma de Google Docs para visualizar las revisiones de un documento puede ser diferente:
1. Se abre a la derecha del documento una columna con el historial de revisiones indicando la fecha, hora y autor de las revisiones.
Si pinchamos sobre una de las modificaciones o revisión, el documento muestra lo elaborado hasta esta intervención.
Si pinchamos sobre Mostrar cambios, se resalta en el documento los cambios efectuados en cada revisión que pinchemos
Si pinchamos sobre una revisión podemos elegir Restaurar esta revisión, y quedar el documento tal y como se dejó en esa ocasión.
Si pinchamos sobre Mostrar revisiones más detalladas se mostrarán todas aquellas revisiones del documento, aunque no se hayan hecho modificaciones.
2. El historial de revisiones se abre en toda la página y muestra una tabla con el número de revisiones, la última vez que se editó cada versión y qué autor hizo la modificación, muestra un extracto textual del cambio de cada revisión.
Algunas revisiones pueden aparecer agrupadas, mostrando el intervalo a la derecha. Pulsando sobre él, se muestran estas revisiones. Pulsando sobre el número de la revisiónlavisualizaremos.
También podemos comparar dos revisiones, resaltando en diferente color las modificaciones hechas por autores diferentes.
Este tipo de visualización se muestra cuando el documento se ha creado con la versión en inglés del Google Docs.
Visualizar revisiones
Al pulsar sobre el nombre de una revisión, en el historial de revisiones o directamente al acceder a las revisiones de una hoja de cálculo se muestra el documento como estaba en la revisión seleccionada.
Esta ventana variará un poco, dependiendo del tipo de documento.
En documentos de texto:
Los botones Anterioresy Más recientes nos permiten, respectivamente, retroceder o avanzar una revisión partiendo de la que visualizamos en ese momento.
Si decidimos recuperar alguna revisión, pulsaremos el botón Recuperar ésta. Se nos pedirá nuestra conformidad para continuar.
Si más tarde cambiamos de idea, podemos volver a cargar la versión que teníamos antes de usar las revisiones.
Al ver las revisiones de un documento publicado, también aparecerá el botón Publicar ésta. Lo que hace, es actualizar la versión publicada del documento a la revisión elegida.
Para seleccionar una revisión concreta pulsamos en << Volver al historial de revisiones.
En hojas de cálculo:
La única diferencia con las revisiones de texto, es que al no tener historial de revisiones, se muestra un desplegable con todas las revisiones disponibles, para que seleccionemos de forma más cómoda una revisión distante a la actual, en vez de tener que recorrerlas todas una a una.
Otra diferencia, es que tal como se indica, las celdas que hayan cambiado con respecto a la anterior aparecen resaltadas.
En presentaciones:
En este caso, la revisión se habrá abierto en una nueva ventana, así que para volver al historial sólo tenemos que cerrarla.
Comparar dos revisiones de texto
Seleccionando dos revisiones de texto en el historial y pulsando Comparación seleccionada, accedemos a una vista de la revisión, en la que se muestran con distintos colores, las diferencias entre las revisiones.
Autores: Nos muestra la leyenda que asocia los autores con los colores que se usarán en la visualización.
Las revisiones se muestran de la siguiente forma, comparándose con la revisión inmediatamente anterior:
Texto normal: el texto que no se ha modificado.
Texto sobre fondo de color: texto que se ha añadido o modificado.
Texto coloreado tachado: texto eliminado, o versión anterior de un texto modificado.
Normalmente, el color del propietario es el verde.
Configuración
Hay una serie de parámetros, como el idioma o la zona horaria, que podemos cambiar accediendo a la pantalla de configuración de Google Docs.
A esta pantalla se accede pulsando el vínculoConfiguraciónsituado en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio. La pantalla se divide en dos pestañas que describiremos a continuación. En cualquiera de ellas, el vínculo << Volver a Google Docs y el botón Guardarsalvan los cambios realizados regresando a la pantalla de inicio, mientras que el botón Cerrarlo hace sin guardar los cambios.
Configuración General
Idioma: Seleccionamos el idioma. No obstante, hay que decir que los cambios y nuevas funciones aparecen primero en inglés, y poco a poco se van añadiendo al resto de idiomas.
Zona horaria: aquí encontramos una amplia lista de ciudades y su correspondencia horaria GTM, debiendo seleccionar la que más se aproxime a la nuestra.
Abrir elementos: Podemos elegir si los elementos se abren en la misma ventana o en una nueva.
Muestra la capacidad de almacenamiento que tiene Google Docs. Aquí se especifica qué tipo de archivos ocupan espacio y tienen un límite de almacenamiento. Los propios de Google Docs no consumen espacio.
Podemos editar nuestro perfil y cambiar los datos de la cuenta de Google como el seudónimo, lugar de residencia, etc.
También podemos cambiar la configuración de nuestra cuenta de Google: contraseña, pregunta de seguridad,...
Configuración Edición
La primera opción es para documentos escritos en árabe y hebreo
Seleccionando esta opción se crean los documentos con la versión más reciente de Google
Feeds RSS: Podemos ver feeds sobre nuestros documentos activos, sobre documentos individuales (desde colaborar, como ya vimos), o ver los feeds de cada una de nuestras carpetas (etiquetas). El uso de Feeds básicamente consiste en un programa (normalmente nuestro propio navegador), que se encarga de revisar aquellos sitios que hayamos añadido como fuentes, y avisarnos cuando se produzcan cambios.
Para el seguimiento de las visitas a nuestros documentos podemos utilizar la aplicación Google Analytics.
Bloc de notas "en la nube"
Hasta ahora podíamos usar el portapapeles de nuestro propio sistema para poder copiar o pegar cosas, pero teníamos el problema de perder información si copiábamos alguna otra cosa.
Google Docs ha solucionado este problema implementando su propio portapapeles. Ahora podemos cortar o copiar cualquier tipo de dato de los documentos, almacenarlos en un portapapeles propio del servicio (almacenado en la misma nube) y recuperarlo desde cualquier otro documento de Google Docs.
Además, el portapapeles permite almacenar varios datos al mismo tiempo, de modo que podemos copiar varias veces sin temor a perder nada de lo que traslademos al portapapeles. Dichos elementos del portapapeles estarán disponibles durante un mes, y son usables aunque cambiemos de navegador, sistema operativo o cerremos y volvamos a abrir sesión.
Actualmente también es posible elaborar estos documentos mediante aplicaciones web ofimáticas que, al trabajar on-line pueden suponer, en muchos casos, una alternativa a los programas instalados ya que no es necesario instalarlos previamente en cada ordenador.
Google Documents
de la barra de herramientas, las teclas 
La marca de estrella es una opción que nos permite resaltar aquellos documentos o colecciones a los que les queramos prestar una atención especial, o para recordarnos que debemos hacer algo en ellos. Consiste en un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento. 
Google Docs ha solucionado este problema implementando su propio portapapeles. Ahora podemos cortar o copiar cualquier tipo de dato de los documentos, almacenarlos en un portapapeles propio del servicio (almacenado en la misma nube) y recuperarlo desde cualquier otro documento de Google Docs.