Recursos sobre Google Drive
Recursos sobre Google Drive
Site: | Interfaz Virtual de Aprendizaje - CICEI (ULPGC) |
Course: | Recursos sobre la Web 2.0 |
Conditional book: | Recursos sobre Google Drive |
Printed by: | Guest user |
Date: | Monday, 2 December 2024, 7:53 PM |
Google Documents o Google Drive es un servicio gratuito de Google, que sirve para almacenar y administrar documentos de texto y hojas de cálculo directamente desde Internet, sin necesidad de un programa externo, a través de una Suite Ofimática. Además dispone de un soporte multi-formato para cargar y descargar archivos del mismo de manera distribuida. No requiere instalar ningún producto agregado, sólo son necesarios el navegador web y sus componentes, porque trabaja de forma remota con una interfaz Web.
Sus principales ventajas son:
Si tenemos una cuenta de Google, ya estamos registrados. Una cuenta de Google es una cuenta que podemos utilizar para acceder a Google Docs y a otros servicios de Google, entre ellos Gmail, Grupos de Google, Alertas de Google, Búsqueda personalizada e iGoogle. Si ya hemos creado una cuenta a través de uno de estos servicios, podremos acceder a Google Docs con ella. Simplemente navegamos a la página principal de Google Docs, introducimos la dirección de correo electrónico de nuestra cuenta de Google y contraseña y hacemos clic en Acceder. Si no tenemos cuenta, basta con crear una cuenta en el enlace anterior.
En la nueva página debemos rellenar todos los campos, debajo de algunos campos aparecerá la explicación de para qué sirven los datos que se le solicitan. Una vez hayamos rellenado todos los datos solicitados, hacemos clic en Acepto. Crear mi cuenta.
Cuando entremos la primera vez nos aparecerá la ventana de bienvenida, hacemos clic en Continuar:
Y entraremos a Google Docs.
Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la página de inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla de forma general:
Con Google Docs podemos crear documentos nuevos, pero también otra opción que nos permite es la de subir carpetas y archivos desde nuestro equipo para trabajar con él en línea, o bien para tenerlo almacenado o compartirlo.
Al pulsar sobre el vínculo Subir en la pantalla de inicio se abre un menú desplegable que nos da las siguientes opciones:
Google docs es un gestor que permite subir cualquier tipo de formato de archivo, cuando sube algunos formatos, y previo permiso, Docs los convierte en compatibles con su editor. Sin embargo, no todos los programas que subimos al Docs podemos editarlos porque son formatos muy específicos, pero algunos de ellos sí se pueden visualizar.
Documentos: para crear un documento de texto.
Presentación: para crear una presentación visual.
Hoja de cálculo: para crear una hoja de cálculo.
Formulario: Con el que podemos recoger información de otros usuarios.
Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, nos aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el nombre del autor.
Al crear un documento nuevo, en el título aparece Documento sin título. La primera vez que se guarde, el título tomará el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, hacemos clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre.
Google Docs va guardando automáticamente nuestros documentos. Si cerramos el navegador accidentalmente o apagamos el ordenador, nuestro documento no se perderá, y lo tendremos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna aportación o modificación no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.
Como norma general, para cerrar el documento pulsaremos Guardar y cerrar, para asegurarnos de guardar todos los cambios. Sin embargo, dependerá del tipo de documento; si el documento está guardado simplemente pinchamos sobre el enlace de Google Docs y el documento aparecerá en la página principal.
Para volver al documento, sólo tendremos que hacer clic sobre el nombre.
Si deseamos cerrar Google Docs, hacemos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla.
Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redacción, documentos con las especificaciones de un proyecto, etc.
Para crear un documento hacemos clic en Nuevo y luego en Documento. Es importante conocer algunos aspectos generales.
Las presentaciones nos permiten comunicar información de una forma más visual y amena que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su función: transmitir información a los demás, de forma agradable y que capte su atención, ya sea en enseñanza para explicar un tema, exponer los resultados de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunión.
Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo, y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes. Y además, el hecho de poder crear las presentaciones en línea, organizar exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web le añaden mucha funcionalidad a esta herramienta. Para crear una presentación, una vez que accedamos y nos identifiquemos como usuarios en Google Docs hacemos clic en Crear nuevo y luego en Presentación. Es importante conocer algunos aspectos generales. Al crear una nueva presentación accedemos a la pantalla de edición de presentaciones, con una diapositiva en blanco. |
Screencast de cómo crear una presentación (Se verá mejor ampliando y aumentando la resolución de pantalla tanto como permita la velocidad de conexión) |
El espacio de trabajo se divide en tres secciones:
1. En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar presentación, Compartir o Guardar y cerrar. A la izquierda se muestra el título del documento, que podemos cambiar haciendo clic sobre él.
2. En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas ya creadas. Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación. En este caso, al tratarse de un nuevo documento, sólo encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten añadir o eliminar diapositivas.
3. Para añadir una nueva diapositiva basta con hacer clic en el signo +. Aparece una ventana en la que debemos seleccionar el diseño de diapositiva que deseemos añadir. En ella podemos añadir y modificar texto, imágenes u otros elementos.
4. Cualquier diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que no esté en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic para añadir un título"). Este texto realmente no está, y no se imprime o visualiza. Sólo es una ayuda visual para indicarnos dónde escribir. Si hacemos clic ahí, podemos escribir texto. En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documento de texto, que nos permite darle formato. Los botones de esta barra, o que estén activos, dependen del elemento de la diapositiva que hayamos seleccionado.
5. Aunque Google Docs guarda frecuentemente lo que vayamos haciendo, es necesario cuando finalicemos hacer clic en Guardar, salvo que en dicha opción aparezca como ya guardado.
En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y los botones Compartir y Guardar.
Sobre fondo azul, encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).
En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más frecuente.
El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener.
Estas colecciones sirven sólo para ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias colecciones, y aunque las borremos, no se borrarán los documentos que contienen.
Las colecciones se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos.
Para ello:
1. Pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Colección.
2. Se abre una ventana para poner un nombre a la nueva colección
Si al crear una colección ya teníamos una seleccionada, la nueva colección se creará como una subcarpeta, una colección dentro de otra:
El menú que se despliega nos permite cambiar algunas características y efectuar algunas acciones sobre esta colección seleccionada:
Una colección puede contener tanto documentos como a otras colecciones, es decir, subcolecciones o subcarpetas. También un mismo documento puede estar en más de una colección. Para colocar uno o varios elementos en una colección creada, podemos hacerlo de dos maneras:
En el árbol a la izquierda de la pantalla, veremos un listado con todas las colecciones, por defecto solo vemos las principales y si desplegamos estas se verán las que están contenidas en ellas. Al pinchar directamente sobre una colección cualquiera, se muestran en la parte central los elementos que contiene y/o las colecciones que están contenidas en ella.
Los elementos (documentos, imágenes, formularios, etc.) que contiene una colección sólo se visualizarán en la parte central cuando pinchemos en esa colección directamente; o en la Página principal o en Todos los elementos. En este caso, todos los elementos que pertenezcan a una colección tendrán una etiqueta distintiva a su derecha.
En el caso de esta imagen, el documento sin título, pertenece a dos colecciones: Documentos personales y cursos
A veces nos puede ser útil hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla.
Para copiar el documento:
1. Tenemos que editarlo pulsando sobre su nombre.
2. En la pantalla de edición, hay que pulsar el botón Archivo y hacer clic en Crear una copia. Si compartíamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dará la opción de compartir la copia con ellos también (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar).
Al realizar la copia, el nuevo documento se abrirá en la pantalla de edición. Podemos aprovechar entonces para cambiarle el nombre.
Google Docs tiene una amplia compatibilidad de formatos que es capaz de abrir y editar, pero otra opción de la que disponemos es la de poder descargar tanto los archivos que hemos subido como los documentos que hemos creado en Docs a nuestro disco duro, pudiéndolos editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlos o modificarlos. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:
Documentos de texto:
Presentaciones:
Hojas de cálculo:
Documentos PDF:
Podemos descargar un documento a nuestro disco duro de dos formas.
1. Seleccionamos el documento,
2. desplegamos el menú pulsando en Acciones,
3. hacemos clic en Descargar
1. Pulsamos en el menú Archivo
2. Escogemos Descargar como (o Exportar si esta opción no aparece) seguido del tipo de archivo que nos interese.
En ambos casos nos dará a elegir en qué formato queremos descargar el archivo, dependiendo del tipo de documento que sea. En el caso de la imagen, al ser un documento de texto podemos descargarlo en varios formatos compatibles:
Se abrirá una ventana en la que debemos rellenar o seleccionar ciertos campos:
La opción enviarme una copia nos enviará el mensaje a nuestra dirección de correo como copia del que hemos enviado.
Pulsamos el botón Enviar para enviar el correo o Cancelar para volver a la pantalla de edición.
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.
Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.
Cualquier documento que tengamos en nuestro listado de Google Docs puede ser compartido aún manteniendo la privacidad sobre él pues lo que vamos a controlar es el nivel de visibilidad de nuestro documento privado ante terceras personas y además podemos permitir que las personas con las que compartimos el documento puedan o no editarlo y realizar modificaciones.
Para compartir un elemento (documento o colección), debemos abrir la ventana de Configuración del uso compartido. Para llegar a esta ventana podemos hacerlo de varias formas:
1. Desde la pantalla principal de Google Docs (página principal o Todos los documentos): elegir documento > Acciones > Compartir > Configuración de uso compartido.
2. Sin abrir el documento, hacemos clic al lado de su nombre y se visualiza en la columna derecha sus características y entre ellas Compartir, pinchamos en Configuración y se abre la ventana de Configuración del uso compartido.
3. Con el documento abierto o editado encontramos el botón en la parte superior derecha de la ventana, desplegamos la flecha y seleccionamos Configuración del uso compartido.
En cualquier caso llegamos a la misma pantalla, en la que aparece la privacidad del documento y nuestra propiedad sobre el mismo.
En el espacio Añadir personas escribimos las direcciones de correo o Elegimos los contactos de nuestra libreta de contactos de Gmail; a los invitados colaboradores les damos derechos de edición (Puede editar) o tan solo damos derecho como lectores (Pueden ver, guardar e imprimir pero no editar).
Si compartimos el elemento pulsando sobre Enviarme una copia, llegará a nuestro correo una copia de la invitación; si elegimos Pegar el elemento en el correo electrónico, el destinatario visualizará en el cuerpo del mensaje el documento enviado; si elegimos Enviar notificaciones por correo electrónico, recibirá un correo electrónico avisándole de que se ha compartido el elemento con él; en caso de no elegir esta opción, aparecerá directamente en su lista de Google Docs.
Otro permiso más avanzado, y que está por defecto, es que los invitados con derecho a edición puedan a su vez añadir o invitar a otras personas y puedan también darles permisos de edición. Esto se configura al final pulsando sobre Cambiar.
En otros casos, pueden invitarnos directamente de forma temporal. Por ejemplo, para que veamos una presentación, para lo que solo necesitamos que nos envíen la URL, sin necesidad de que nos inviten.
Una vez hayamos compartido nuestro documento con lectores o colaboradores, aparecerá la lista de los mismos en la ventana de Configuración del uso compartido, bajo nuestro usuario. Aquí podremos ver qué permisos tiene cada uno, modificar los permisos pulsando sobre la flechita desplegable, o suprimirlos pulsando en x. También podemos cambiar el propietario del documento.
Para saber qué elementos de nuestro Google Docs tenemos compartidos, podemos listarlos en nuestra pantalla principal pulsando sobre Todos los elementos (aparecerá la relación de todos nuestros elementos de Docs), y en el menú centra vamos al Más opciones > Compartido conmigo.
En la pantalla central aparecerá el listado de documentos compartidos, hacemos clic al lado del elemento que queramos ver y en la columna de la derecha aparece la imagen del documento y debajo, entre otra información, la configuración del uso compartido. Desde aquí también podemos gestionar los usuarios existentes en el documento, o invitar a otros nuevos, o cambiar la privacidad, pulsando sobre Configuración.
La forma de trabajar con un documento compartido, será exactamente la misma que con un documento creado por nosotros y no compartido. Cuando nos llegue el aviso de que podemos editar y modificar un documento compartido con nosotros, simplemente lo abrimos y comenzamos su edición.
La única diferencia con un documento no compartido, es, que si hay alguien más editando el documento en el mismo instante, nos aparecerá un aviso en la pantalla de edición "También está editando ahora: nombre".
Hay que tener en cuenta, que los cambios de un colaborador no se reflejan de forma instantánea en las pantallas de los demás.
Puede que dos colaboradores coincidan, y modifiquen el mismo dato antes de que se produzca la actualización. En tal caso, prevalecerá la modificación realizada primero. Es en esta fase cuando realmente cobra sentido el uso de los comentarios.
Una novedad de Google Docs es que además de colaborar en la edición de un documento de texto compartido, se puede participar en el mismo aportando comentarios paralelos a los contenidos del documento en sí. Es un espacio independiente dentro del documento que podemos elegir visualizar o no, en el que los diferentes colaboradores tienen la posibilidad de añadir comentarios que puedan enriquecer, mejorar, cambiar la línea de trabajo.
Cuando compartimos un documento o han compartido uno con nosotros, en el menú de la derecha, al lado del botón Compartir, está el botón Discusión, pinchando aquí se abre la ventana de discusiones; si nadie ha escrito todavía aparecerá vacía, si no es así, veremos las aportaciones de los demás.
Una peculiaridad es que podemos utilizar en estos comentarios el símbolo @ -como en Twitter- para hacer mención a uno de los colaboradores; al hacer mención con este símbolo estamos insertando su dirección de correo y le llegará dicho comentario a su cuenta.
Cuando compartimos un documento de texto (Compartir >Publicar en la Web), pinchamos sobre Iniciar publicación (cambiará a Detener publicación inmediatamente) y obtenemos el enlace que dirije al documento publicado, y debajo el código para insertarlo o embeberlo en una página web.
Para publicar un dibujo se sigue el mismo procedimiento que con el documento de texto. Si vamos a insertar el dibujo en una página web copiando el código e insertándolo en html, se puede seleccionar el tamaño del mismo pero hay que tener en cuenta que lo que inserta es la hoja, independientemente que el dibujo u objeto ocupe toda la superficie o no.
En este caso hemos elegido el tamaño pequeño:
La impresión se realiza desde el icono de la barra de herramientas, o desde el menú Archivo >> Imprimir. Al imprimir, nos aparece primero la ventana Configuración de impresión, en ella podemos definir cuatro opciones:
¿Qué partes? Donde seleccionamos si sólo imprimimos la Hoja actual, si se imprimirán Todas las hojas o una selección.
¿Qué tamaño de papel? En el que salen los formatos estándar (carta, A3, A4, B4, B5, etc.)
¿Con qué orientación? Donde decidimos si la página se mostrará en horizontal o vertical. Esta decisión se basará en la cantidad de columnas, y en lo ancho de su contenido.
¿Qué tamaño del papel? con un desplegable que nos permite elegir el tamaño más apropiado.
Al pulsar Imprimir aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir del sistema operativo.
Realmente lo que Google Docs hace es crear un PDF con la configuración que elegimos, y es eso lo que se envía al sistema operativo para su impresión. Si el archivo es muy grande, puede que Google Docs nos invite a descargarlo en vez de imprimirlo directamente. Por eso el diálogo de impresión que se nos muestra es el de la aplicación que tengamos asociada con los archivos PDF.
Cuando escribimos un término podemos filtrar los resultados sumando el tipo de documento que queremos que aparezca pinchando en Documentos o Imágenes y vídeos, y/o bien en Más opciones para buscar elementos privados, compartidos, colecciones, de mi propiedad, etc.
Por ejemplo, si queremos buscar un documento de texto que contenga el término insertar y además del que yo soy el propietario, se verá lo siguiente en la caja del buscador:
Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo.
Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.
En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido.
Podemos ver las modificaciones de un documento una vez abierto desde el menú Archivo > Ver el historial de revisión.
Vamos a ver el comportamiento de las revisiones para documentos compartidos. Si el documento no es compartido, la única diferencia es que como autor siempre aparecerá el propietario (Yo).
Cuando accedemos a las revisiones de un documento de texto o presentación, lo hacemos al Historial de revisiones, este nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento .
La forma de Google Docs para visualizar las revisiones de un documento puede ser diferente:
1. Se abre a la derecha del documento una columna con el historial de revisiones indicando la fecha, hora y autor de las revisiones.
2. El historial de revisiones se abre en toda la página y muestra una tabla con el número de revisiones, la última vez que se editó cada versión y qué autor hizo la modificación, muestra un extracto textual del cambio de cada revisión.
Algunas revisiones pueden aparecer agrupadas, mostrando el intervalo a la derecha. Pulsando sobre él, se muestran estas revisiones. Pulsando sobre el número de la revisión la visualizaremos.
También podemos comparar dos revisiones, resaltando en diferente color las modificaciones hechas por autores diferentes.
Este tipo de visualización se muestra cuando el documento se ha creado con la versión en inglés del Google Docs.
Al pulsar sobre el nombre de una revisión, en el historial de revisiones o directamente al acceder a las revisiones de una hoja de cálculo se muestra el documento como estaba en la revisión seleccionada.
Esta ventana variará un poco, dependiendo del tipo de documento.
Los botones Anteriores y Más recientes nos permiten, respectivamente, retroceder o avanzar una revisión partiendo de la que visualizamos en ese momento.
Si decidimos recuperar alguna revisión, pulsaremos el botón Recuperar ésta. Se nos pedirá nuestra conformidad para continuar.
Si más tarde cambiamos de idea, podemos volver a cargar la versión que teníamos antes de usar las revisiones.
Al ver las revisiones de un documento publicado, también aparecerá el botón Publicar ésta. Lo que hace, es actualizar la versión publicada del documento a la revisión elegida.
Para seleccionar una revisión concreta pulsamos en << Volver al historial de revisiones.
La única diferencia con las revisiones de texto, es que al no tener historial de revisiones, se muestra un desplegable con todas las revisiones disponibles, para que seleccionemos de forma más cómoda una revisión distante a la actual, en vez de tener que recorrerlas todas una a una.
Otra diferencia, es que tal como se indica, las celdas que hayan cambiado con respecto a la anterior aparecen resaltadas.
En este caso, la revisión se habrá abierto en una nueva ventana, así que para volver al historial sólo tenemos que cerrarla.
Seleccionando dos revisiones de texto en el historial y pulsando Comparación seleccionada, accedemos a una vista de la revisión, en la que se muestran con distintos colores, las diferencias entre las revisiones.
Autores: Nos muestra la leyenda que asocia los autores con los colores que se usarán en la visualización.
Las revisiones se muestran de la siguiente forma, comparándose con la revisión inmediatamente anterior:
Texto normal: el texto que no se ha modificado.
Texto sobre fondo de color: texto que se ha añadido o modificado.
Texto coloreado tachado: texto eliminado, o versión anterior de un texto modificado.
Normalmente, el color del propietario es el verde.
A esta pantalla se accede pulsando el vínculo Configuración situado en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio. La pantalla se divide en dos pestañas que describiremos a continuación. En cualquiera de ellas, el vínculo << Volver a Google Docs y el botón Guardar salvan los cambios realizados regresando a la pantalla de inicio, mientras que el botón Cerrar lo hace sin guardar los cambios.
Idioma: Seleccionamos el idioma. No obstante, hay que decir que los cambios y nuevas funciones aparecen primero en inglés, y poco a poco se van añadiendo al resto de idiomas.
Zona horaria: aquí encontramos una amplia lista de ciudades y su correspondencia horaria GTM, debiendo seleccionar la que más se aproxime a la nuestra.
Abrir elementos: Podemos elegir si los elementos se abren en la misma ventana o en una nueva.
Hasta ahora podíamos usar el portapapeles de nuestro propio sistema para poder copiar o pegar cosas, pero teníamos el problema de perder información si copiábamos alguna otra cosa.
Google Docs ha solucionado este problema implementando su propio portapapeles. Ahora podemos cortar o copiar cualquier tipo de dato de los documentos, almacenarlos en un portapapeles propio del servicio (almacenado en la misma nube) y recuperarlo desde cualquier otro documento de Google Docs.
Además, el portapapeles permite almacenar varios datos al mismo tiempo, de modo que podemos copiar varias veces sin temor a perder nada de lo que traslademos al portapapeles. Dichos elementos del portapapeles estarán disponibles durante un mes, y son usables aunque cambiemos de navegador, sistema operativo o cerremos y volvamos a abrir sesión.
Más información: Google Docs blog