Colaborar en la edición
La forma de trabajar con un documento compartido, será exactamente la misma que con un documento creado por nosotros y no compartido. Cuando nos llegue el aviso de que podemos editar y modificar un documento compartido con nosotros, simplemente lo abrimos y comenzamos su edición.
La única diferencia con un documento no compartido, es, que si hay alguien más editando el documento en el mismo instante, nos aparecerá un aviso en la pantalla de edición "También está editando ahora: nombre".
Hay que tener en cuenta, que los cambios de un colaborador no se reflejan de forma instantánea en las pantallas de los demás.
Puede que dos colaboradores coincidan, y modifiquen el mismo dato antes de que se produzca la actualización. En tal caso, prevalecerá la modificación realizada primero. Es en esta fase cuando realmente cobra sentido el uso de los comentarios.
Sistemas de discusiones en documentos de texto compartidos
Una novedad de Google Docs es que además de colaborar en la edición de un documento de texto compartido, se puede participar en el mismo aportando comentarios paralelos a los contenidos del documento en sí. Es un espacio independiente dentro del documento que podemos elegir visualizar o no, en el que los diferentes colaboradores tienen la posibilidad de añadir comentarios que puedan enriquecer, mejorar, cambiar la línea de trabajo.
Cuando compartimos un documento o han compartido uno con nosotros, en el menú de la derecha, al lado del botón Compartir, está el botón Discusión, pinchando aquí se abre la ventana de discusiones; si nadie ha escrito todavía aparecerá vacía, si no es así, veremos las aportaciones de los demás.
Una peculiaridad es que podemos utilizar en estos comentarios el símbolo @ -como en Twitter- para hacer mención a uno de los colaboradores; al hacer mención con este símbolo estamos insertando su dirección de correo y le llegará dicho comentario a su cuenta.